Ausgangslage
Der Direktor einer Verwaltungseinheit will die Abläufe in seiner Organisation verbessern und erläutert mir anlässlich unserer ersten Besprechung seinen Fragenkatalog. Im Verlaufe des Gespräches zeigt sich, dass schon mehrere Experten zahlreiche Empfehlungen abgegeben haben, diese Empfehlungen jedoch nicht in die Tat umgesetzt wurden oder werden konnten. Wir einigen uns darauf, dass ich innerhalb der Organisation ein paar wenige Gespräche führe, bevor ich einen detaillierten Vorgehensvorschlag unterbreite.
Gewähltes Vorgehen
In den geführten Gesprächen kommt klar zum Ausdruck, dass die Organisation «müde» geworden ist. Eine externe Beratungsfirma nach der anderen seien schon vorbeigezogen, zig unnötige Besprechungen, Workshops haben stattgefunden, kiloweise Berichte seien geschrieben worden…
Der Auftraggeber sieht ein, dass anders vorgegangen werden muss. Der bestehende Fragenkatalog wird auf die wesentlichen Fragen reduziert und wir einigen uns, dass mein Expertenbericht nur Empfehlungen enthalten wird, welche anschließend auch umgesetzt werden können. Nach einer zweiten Gesprächsrunde stelle ich den kurzen Bericht allen Betroffenen zur Stellungnahme zu. Der so fixierte Maßnahmenplan wird vom Auftraggeber ohne weitere Anpassungen freigegeben.
Resultate und Erkenntnisse
Nach rund drei Monaten sind sämtliche Empfehlungen nahezu problemlos umgesetzt worden.
Warum war das gewählte Vorgehen erfolgreich? Es wäre nicht möglich gewesen, wäre ich nicht – trotz regelmäßiger interner Widerstände – von den Mitarbeitern der betroffenen Bereiche tatkräftig unterstützt worden; denn externe Expertise kann nur dann überhaupt eine positive Wirkung entfalten, wenn sie die intern immer vorhandene Expertise anerkennt, ergänzt aber keinesfalls – und hier liegt der Kern – besserwisserisch negiert.
